論文格式化的8個(gè)技巧

1.字體、字號(hào)、行距和段落間距

這些是您在開始撰寫論文之前需要決定的基本格式特征。大多數(shù)樣式指南要求您在整篇論文中使用一種清晰的字體。Times New Roman、Calibri和Verdana是常用的字體，而11或12是常用的字號(hào)。

對(duì)于科學(xué)論文，通常首選行距為1.15或1.5，而人文學(xué)科的論文規(guī)定行距為2。段落間距用于將一個(gè)段落與另一個(gè)段落或一個(gè)段落與新標(biāo)題分開。

2.熟悉MS Word中的樣式功能

使用MS Word的樣式功能：如果您正在撰寫論文，您可能會(huì)發(fā)現(xiàn)自己需要處理多個(gè)Word文件。樣式功能可以幫助您將一個(gè)文件中的格式設(shè)置應(yīng)用到另一個(gè)文件中，尤其是如果您在不同的Word文件中撰寫論文的不同章節(jié)，并且只在最后將它們合并。

例如，如果您希望在將來打開的每個(gè)Word文件中都使用Times New Roman、字號(hào)12和一定的段落間距，可以通過轉(zhuǎn)到“開始”選項(xiàng)卡并修改當(dāng)前Word文檔的Normal樣式模板來將其設(shè)置為默認(rèn)設(shè)置。選擇格式選項(xiàng)后，如果您希望在新文檔中重復(fù)使用這些設(shè)置，可以選擇“基于此模板創(chuàng)建新文檔”的功能。

3.創(chuàng)建目錄

如果您正在撰寫論文，這是您需要了解的最重要的格式化技巧之一。MS Word允許您創(chuàng)建自動(dòng)目錄，而不是手動(dòng)創(chuàng)建。手動(dòng)創(chuàng)建目錄不僅需要大量的工作，而且還需要在每次標(biāo)題移到另一頁或頁面編號(hào)隨著進(jìn)一步撰寫而發(fā)生變化時(shí)進(jìn)行更新。因此，了解如何在MS Word中創(chuàng)建自動(dòng)目錄非常重要。

首先，您必須使用MS Word中的樣式選項(xiàng)對(duì)文檔進(jìn)行格式設(shè)置。然后，將主要標(biāo)題(章節(jié)名稱、致謝、參考文獻(xiàn)等)更改為Heading 1。副標(biāo)題和副副標(biāo)題可以更改為Heading 2、Heading 3等。如果它們具有不同的默認(rèn)樣式，請(qǐng)轉(zhuǎn)到修改選項(xiàng)，并為每個(gè)標(biāo)題應(yīng)用首選字體和字號(hào)選項(xiàng)。

在進(jìn)行這些格式更改后，轉(zhuǎn)到“引用”選項(xiàng)卡，并從中選擇“目錄”選項(xiàng)。Word將根據(jù)您的主要標(biāo)題和子標(biāo)題創(chuàng)建自動(dòng)目錄。

4.使用分割視圖功能

當(dāng)您正在撰寫論文時(shí)，這些選項(xiàng)非常有用。分割視圖幫助您同時(shí)參考文檔的兩個(gè)部分。例如，如果您想在撰寫下一章時(shí)參考您在第2章中寫的某些要點(diǎn)，可以使用分割屏幕而不是來回滾動(dòng)。

要使用分割屏幕，可以在MS Word的“視圖”選項(xiàng)卡上單擊“拆分”選項(xiàng)。或者，您可以按Ctrl+Alt+S快捷鍵。再次按下這三個(gè)鍵以禁用該功能。

5.使用分屏功能

如果您是研究人員，您可能已經(jīng)熟悉這個(gè)功能。分屏功能可以讓您同時(shí)在您面前看到兩個(gè)不同的屏幕。例如，如果您正在書寫Word文檔，但您想要在您旁邊打開另一頁，而不必每次想要參考一些內(nèi)容時(shí)都從那一頁切換回Word，分屏功能非常方便。

要訪問此選項(xiàng)，只需點(diǎn)擊其中一個(gè)屏幕并將其拖動(dòng)到屏幕左下角。這將自動(dòng)將您拖動(dòng)的頁面放置在屏幕左側(cè)，而將另一個(gè)頁面放置在右側(cè)以供您參考。

6.頁碼

給MS Word文檔編號(hào)可能會(huì)有一定的挑戰(zhàn)，特別是考慮到大多數(shù)樣式指南對(duì)論文的頁碼格式要求。例如，大多數(shù)情況下，頁碼不會(huì)從文檔的第一頁開始。

頁斷選項(xiàng)用于從您希望頁碼開始的任何部分開始編號(hào)。如果您需要在標(biāo)題頁之后開始編號(hào)頁面，您需要在標(biāo)題頁末尾插入一個(gè)分頁符。要做到這一點(diǎn)，請(qǐng)轉(zhuǎn)到“頁面布局”選項(xiàng)，選擇“分頁符”和子菜單“下一頁”。

之后，您必須轉(zhuǎn)到您想要頁碼開始的頁面，并在頁眉或頁腳的編輯模式下點(diǎn)擊“鏈接到前一個(gè)”選項(xiàng)。然后，在您想要頁碼開始的頁面上，選擇正常的頁碼選項(xiàng)。

7.引用參考文獻(xiàn)

正確引用來源是任何論文的重要部分。在開始撰寫論文之前，了解您將為論文使用的引用樣式非常重要。檢查內(nèi)文引用的格式要求，例如作者姓名和出版年份之間是否使用逗號(hào)，區(qū)塊引用、腳注等的格式要求。

當(dāng)您創(chuàng)建一個(gè)“參考文獻(xiàn)”標(biāo)題時(shí)，請(qǐng)確保其符合文檔的其他格式要求。檢查參考文獻(xiàn)中的每個(gè)條目是否需要在第一行之后縮進(jìn)(如APA樣式指南中的做法)。

8.了解Word中的修訂功能

如果您在撰寫論文時(shí)與他人合作，了解這個(gè)方便的功能非常重要。例如，您可能希望另一個(gè)人查看您的文檔并留下評(píng)論或反饋，以幫助您改進(jìn)論文。這個(gè)人可以是您的同事、導(dǎo)師、編輯或其他與您合作的作者。

修訂功能使您可以查看另一個(gè)人對(duì)您原始文檔所做的更改，并允許您接受或拒絕這些更改。要確保您可以看到另一個(gè)人對(duì)您的文檔所做的所有更改，請(qǐng)轉(zhuǎn)到“審核”選項(xiàng)卡，并從“修訂”下拉菜單中選擇“鎖定修訂”。

9.總結(jié)一下：

每個(gè)研究人員都需要了解格式化的技巧和提示，以免在某些Word功能上花費(fèi)過多的時(shí)間和精力。上述提供的格式化提示基于您在撰寫論文時(shí)需要了解的常見格式化要求。如果您記住這些要點(diǎn)，論文格式化將不會(huì)那么困難。祝您好運(yùn)!

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