我們?yōu)槟峁┝艘恍╆P(guān)于墨爾本大學(xué)申訴成功率UP的申訴信寫作技巧!

在開始之前，我們強(qiáng)烈建議您閱讀大學(xué)網(wǎng)站上的申訴程序和申訴學(xué)生指南。這將幫助您理解Appeal的規(guī)則，什么是可能的，什么是不可能的，以及應(yīng)向誰提出您的申訴。

當(dāng)您寫申訴信時，始終嘗試站在閱讀它的人(即投訴調(diào)查員)的角度。試圖想象如果他們親自面對您，他們會有什么問題。試著想象他們可能需要了解的更多信息，以做出決定。

一、了解您的理由

最好時刻記住您投訴的理由以及您將如何為這些理由尋找支持，換句話說，證據(jù)。您的學(xué)校是否沒有達(dá)到公布的標(biāo)準(zhǔn)(例如在課程文件或網(wǎng)站上)?是否有人對您行為不當(dāng)(例如發(fā)送不當(dāng)?shù)碾娮余]件/短信或在他人面前貶低您)?

1.收集證據(jù)

考慮一下您可以獲得的任何支持文件，這些文件可以幫助您的案件。要有效地準(zhǔn)備一個案件，您需要用證據(jù)來支持您所說的話。這可能包括：

您的成績單

醫(yī)療證明

您的父母/家人/室友/實(shí)習(xí)提供者的支持信

其他學(xué)生的證人聲明

您的課程手冊或PGR實(shí)踐準(zhǔn)則的摘錄

您與工作人員的通信副本

如果您需要電子郵件副本或考試委員會會議記錄的副本，那么您可能需要通過數(shù)據(jù)保護(hù)辦公室申請主題訪問請求。

您還應(yīng)該仔細(xì)檢查您的課程手冊或任何其他已發(fā)布文件中的內(nèi)容。您可能在文件中查找所述程序與實(shí)際發(fā)生的情況之間的差異。

請記住，投訴調(diào)查員將要求您投訴所涉及的情況的負(fù)責(zé)人提供對您的投訴的回應(yīng)。盡管這聽起來很明顯，但還是值得說一下，不要在您的投訴中放入任何您知道可以被反駁的內(nèi)容。這只會削弱您整個案件。

二、構(gòu)建投訴

1.詳細(xì)

不要太擔(dān)心您的投訴的長度。您的目標(biāo)是向調(diào)查員提供他/她需要充分了解情況以及您為什么投訴的所有信息。您必須具體。您越具體，提供的細(xì)節(jié)越多，您的投訴在第一階段被采納的機(jī)會就越大。例如：

不要只說：“我被誤導(dǎo)了，對我的課程選擇產(chǎn)生了影響。”

為什么不呢?想象一下，如果調(diào)查員對這樣一個含糊的陳述會有什么看法。它立刻引發(fā)了更多的問題。誰誤導(dǎo)了您?什么時候?以什么方式?他們確切地對您說了什么?這有什么后果?有沒有證據(jù)?等等。

您需要清晰而具體地列出事件和后果，以幫助調(diào)查員了解您的投訴。

2.相關(guān)性

好吧，您的投訴需要大量的細(xì)節(jié)，但您需要確保這些是相關(guān)的細(xì)節(jié)。繼續(xù)幾頁幾頁地描述您上大學(xué)以來發(fā)生的一切是沒有意義的。這將使調(diào)查員陷入困惑并惱火，因?yàn)樗?她要費(fèi)力查找您的觀點(diǎn)。在極端情況下，大學(xué)甚至可能拒絕處理您的投訴，直到您修改為更容易理解的內(nèi)容。

堅持只提供與您提出的投訴直接相關(guān)的信息。如果您認(rèn)為需要提供背景信息以使調(diào)查員了解背景，請制作一個單獨(dú)的“背景”部分，并清楚地解釋這些信息的目的。

3.清晰度

如果使用標(biāo)題將您的投訴劃分為“章節(jié)”有助于讀者理解您的案件，那么不要猶豫，使用標(biāo)題將您的投訴劃分為“章節(jié)”。無論是學(xué)者還是非學(xué)者，人們更容易處理幾個較小的信息塊，而不是一大坨文本。

最終，您希望讀者能夠理解您的觀點(diǎn)，而不是感到困惑。您需要做到這一點(diǎn)，因?yàn)槟噲D影響一個決定。不清晰的信件會引發(fā)疑慮，而在疑慮時的自然沖動是保持事情不變。

在提交之前，讓其他人(例如咨詢中心團(tuán)隊(duì)的成員)閱讀您的投訴可能會有所幫助。這為您提供了一個理想的機(jī)會，以查看您是否已經(jīng)清楚地描述了案件。

4.邏輯性

一個好的論點(diǎn)應(yīng)按邏輯順序展開。盡量確保您投訴的每一段都是基于前一段的。不要強(qiáng)迫讀者從這個八月跳到上一個

六月，然后再到上周，再經(jīng)過2002年。盡量使您的案件成為一部時間順序敘述。

5.避免情感用語

請記住保持正式和商務(wù)。如果您避免對抗性，敵對或過于情感化的語言，那么您說服將考慮您的投訴的人的機(jī)會將會更大。保持客觀和事實(shí)將為您提供良好的幫助，并表明正在閱讀的人對案件的優(yōu)點(diǎn)足夠有信心，不會訴諸情感。

避免使用情感用語，比如

“……真是可恥……”和

“……我無法相信他們居然敢這么做……”

堅持事實(shí)更有力量。投訴調(diào)查員想知道事實(shí)，而情感是觀點(diǎn)。他們想知道發(fā)生了什么事情?以及有什么后果?情感語言可能讓人反感，并被視為絕望的跡象。情感語言可能激怒您試圖爭取支持的人。它會削弱您的信息，并分散注意力。

避免人身侮辱、諷刺和攻擊。您對導(dǎo)師的個性和習(xí)慣可能有您的看法，但請記住，是事實(shí)構(gòu)成投訴，而不是意見。

在大多數(shù)情況下，您可能仍然需要與您的投訴中提到的人共同工作或?qū)W習(xí)。如果您已經(jīng)稱呼他們您能想到的所有名字，那么恢復(fù)良好的工作關(guān)系會更加困難。您可以編寫一個有效而有力的投訴，同時保持外交。

顯然，您有時仍然必須寫關(guān)于情感充沛的事件和情況，但請記住：

在事實(shí)上寫關(guān)于情感，而不是在事實(shí)上寫情感。

6.保持合理

大學(xué)員工和其他學(xué)生都是人，偶爾會犯錯誤。在提出投訴時，盡量保持適度。如果您表明已經(jīng)嘗試以非正式方式解決問題，愿意在適當(dāng)情況下妥協(xié)，并堅守事實(shí)，您的投訴被認(rèn)真對待的機(jī)會要大得多。

7.補(bǔ)救措施

正如您所看到的，投訴表格有一個特定的部分，要求您概述您尋求什么補(bǔ)救措施。這是您需要在提出投訴時提前考慮的事情。您選擇的補(bǔ)救措施必須是現(xiàn)實(shí)的、相關(guān)的和合理的。補(bǔ)救措施的示例可能包括：

對您的工作提供更詳細(xì)的反饋。

更頻繁地與老師會面。

要求另一名學(xué)生停止在講座中盯著您或給您發(fā)短信。

要求問題的責(zé)任人向您道歉。

為了未來學(xué)生的利益，修改政策或程序。

您所遭受的損失獲得財務(wù)賠償。

可能適合要求多個補(bǔ)救措施。

避免不切實(shí)際的要求。即使您認(rèn)為某名員工對您的行為不當(dāng)，要求扣除他們的薪水或?qū)λ麄冞M(jìn)行紀(jì)律處分是毫無意義的，因?yàn)橥对V調(diào)查員沒有權(quán)力這樣做。當(dāng)然，在某些情況下可能需要采取紀(jì)律行動，但在這種情況下，投訴調(diào)查員會將案件轉(zhuǎn)交給人力資源部門，由他們決定采取何種措施。

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