英國(guó)留學(xué)的小伙伴們，無(wú)論新生和老生，在國(guó)外不得不習(xí)慣和應(yīng)對(duì)的一件事，就是發(fā)郵件。

聯(lián)系導(dǎo)師要通過(guò)郵件，聯(lián)系學(xué)校行政部門(mén)要通過(guò)郵件，就連小組討論有時(shí)候也需要通過(guò)郵件聯(lián)系。

很多小伙伴可能都遇到過(guò)以下的問(wèn)題：

◆不清楚英文郵件的結(jié)構(gòu)及表達(dá)方式……

◆擔(dān)心英國(guó)人的拖延癥，想禮貌的催促下收件人盡快回復(fù)，卻不知如何操作……

◆擔(dān)心自己的措辭和語(yǔ)法不夠“英國(guó)式禮貌”，出現(xiàn)Chinglish鬧笑話…… 

所以，學(xué)會(huì)“寫(xiě)郵件”是一件十分必要、迫在眉睫的事情。小嗨整理了一系列寫(xiě)郵件的小技巧，同學(xué)們快快馬起來(lái)，以備未來(lái)不時(shí)之需！

Possible Parts to Include

一封體面的英文郵件，通常包含以下幾部分：

A Subject：簡(jiǎn)潔精煉的郵件主題

A Greeting：禮貌輕松的開(kāi)場(chǎng)問(wèn)候

Purpose of Your Email：直入主題，簡(jiǎn)明扼要地說(shuō)清郵件用意

Details：告知收件人他所必須知道的其他信息。如果收件人在閱讀郵件后，需要采取任何行動(dòng)，也需要在此處注明

A Closing：禮貌溫馨的結(jié)束語(yǔ)

寫(xiě)郵件時(shí)一定要注意寫(xiě)標(biāo)題。

因?yàn)猷]件是英國(guó)人進(jìn)行工作溝通，學(xué)業(yè)溝通的最主要方式之一。英國(guó)人每天都會(huì)收到近百封不同主題的郵件，所以郵件主題是否表達(dá)清晰，直接影響著收件人的點(diǎn)開(kāi)手速。

通常，電子郵箱收件箱里顯示主題行大約60個(gè)字符，手機(jī)頂多15-30個(gè)字符，所以一個(gè)簡(jiǎn)約的標(biāo)題非常重要，適宜的字?jǐn)?shù)約為6-8個(gè)單詞。

舉幾個(gè)Subject Samples：

◆ `課程` + Class Attendence Issue（請(qǐng)假）

◆ Enquiry About the Essay (問(wèn)作業(yè))

◆ Suggestion for Your Monday's Lecture (提建議)

◆ Can you meet on next Monday please?(約見(jiàn)面)

根據(jù)同學(xué)們對(duì)收件人的了解程度不同，稱呼方式也有所不同。

若已知對(duì)方尊姓大名，開(kāi)頭可寫(xiě) “Dear Professor/ Mr./Ms. +姓氏” 

若不知收件人的姓名與性別，則寫(xiě) “Dear Sir or Madam”

然后，可以試一試以下這些禮貌的開(kāi)場(chǎng)問(wèn)候語(yǔ)：

◆ Hope this email finds you well.（較為formal）

◆ I hope you are doing well.（較為informal）

◆ Thanks for your email. (回復(fù)對(duì)方的郵件)

◆ Thanks for your reply. (回復(fù)對(duì)方的回復(fù))

◆ Hope you just had a wonderful weekend. (周一發(fā)郵件適用句)

◆ Hope you will have a wonderful weekend. (周五發(fā)郵件適用句)

◆ Good morning/afternoon. (如果你們之間不存在時(shí)差)

當(dāng)你與一個(gè)相對(duì)陌生的人進(jìn)行第一次郵件溝通時(shí)，你可能需要在郵件最開(kāi)始的1~2句句話里介紹一下你自己。

通常包括：你的姓名/年級(jí)/專業(yè)/你和TA最近一次交集點(diǎn)

例:“Dear Professor Alex，My name is Mike. I am a third-year student majoring in Business. I attended last Business class sitting in the front row with a red hair.”

一般情況下，Purpose與Subject Line比較相似。寫(xiě)這部分時(shí)，Please keep it short and simple！

就拿請(qǐng)病假舉個(gè)例子吧（因?yàn)?9%的留學(xué)生都會(huì)用到...）：

I apologise in advance that I won’t be able to attend the lecture today because of `illness`. I have been having `symptoms` since `yesterday/last night`, so I decide to see a doctor today. 

如果是對(duì)已經(jīng)翹掉的課，先斬后奏，可以說(shuō)：

I apologise for not making into your lecture today, because of the doctor’s appointment at 2:00 P.M.

（同學(xué)們看完醫(yī)生后一定要記得留proof哦?。?/span>

正文中，主要是具體描述你遇到的問(wèn)題，以及問(wèn)題產(chǎn)生的相關(guān)背景。需要注意以下幾點(diǎn)：

◆ 切忌長(zhǎng)文不分段 

◆ 正確使用禮貌用語(yǔ) 

如“would you please”、“Sorry to bother you……”等禮貌用語(yǔ)。

◆ 保證基本語(yǔ)法正確 

◆ 正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 

◆ 正確使用大寫(xiě)字母 

有的同學(xué)喜歡通篇使用大寫(xiě)字母，這會(huì)給收件人的閱讀過(guò)程制造很大的障礙...

◆ 不要使用非正式用途縮略語(yǔ) 

很多小伙伴在生活中喜歡使用不正規(guī)的縮略語(yǔ)。比如”2morrow—tomorrow“ “U—You”。

這種用法可以在網(wǎng)絡(luò)或社交軟件上與網(wǎng)友或同學(xué)間使用。但對(duì)于導(dǎo)師來(lái)說(shuō)，縮略語(yǔ)會(huì)顯得有些輕浮和不禮貌。

最后就是禮貌的結(jié)束語(yǔ)了。

既然你的導(dǎo)師已經(jīng)辛苦閱讀到郵件結(jié)尾了，就要跟導(dǎo)師表達(dá)一下感謝之情。

常用結(jié)尾句舉例：

◆ Thanks for pointing me in the right direction.

◆ Thanks for understanding.

◆ Appreciate your help in answering my question.

◆ Thank you for your time, and I look forward to hearing from you.

◆ Best wishes.

◆ Have a nice day.

◆ Kind/ Best regards.

在落款處，需要用全名落款。而且落款時(shí)需注意，外國(guó)的姓名順序與國(guó)內(nèi)不一致，正確的落款需要名在前，姓在后。

如果導(dǎo)師有要求的話，也要注意將自己的姓全部大寫(xiě)。

若是請(qǐng)假，還需在姓名下方，標(biāo)注所請(qǐng)假課程的名稱等信息。

寫(xiě)好一篇郵件，不僅有助于解決問(wèn)題，還有助于促進(jìn)與老師、同學(xué)之間的溝通和交流~

只要記得以上步驟和注意事項(xiàng)，一定可以幫助你快速啃下“寫(xiě)郵件”這塊硬骨頭。

關(guān)注海馬課堂

為你帶來(lái)更多超值學(xué)術(shù)干貨！