留學(xué)生剛出國(guó)的時(shí)候，最不適應(yīng)的事情之一就是鋪天蓋地的郵件溝通，發(fā)成績(jī)、找同學(xué)、聯(lián)系學(xué)校、Appeal……通通都需要通過(guò)郵件解決。

當(dāng)然啦，聯(lián)系教授答疑或者約Meeting更要通過(guò)郵件！

于是在國(guó)內(nèi)很少寫(xiě)郵件或者很少寫(xiě)郵件給教授的同學(xué)難免蒙圈。


但是，寫(xiě)郵件這件事，是無(wú)論如何都不可避免的，而且一封得體的郵件還會(huì)讓教授對(duì)你有個(gè)很好的印象！

今天我們就來(lái)學(xué)習(xí)，留學(xué)生如何才能寫(xiě)出禮貌得體的郵件吧~不會(huì)的同學(xué)快學(xué)起來(lái)！

如何稱呼教授？
首先要注意的是，老師的職稱不同，Title是不一樣的，想要在稱謂上表達(dá)尊重，可以套用這樣一個(gè)公式：

Dear Professor+姓氏

如果確定老師有PhD學(xué)位，就可以用 Dear Dr+姓氏，如果你的老師是一位女士，也可以使用Mrs或Ms，但是要注意，前者只適用于已婚女士，如果不確定她的婚姻狀況 ，最好選擇Ms。

千萬(wàn)不要直呼其名，除非教授要求你這么做，同時(shí)要注意名字拼寫(xiě)是否正確，叫錯(cuò)名字的話難免會(huì)給老師留下不好的印象。

準(zhǔn)確、清晰地填寫(xiě)郵件主題
教授們往往比較忙碌，如果你希望和教授通過(guò)郵件高效交流，一定要注意主題的清晰和簡(jiǎn)練！

如果你和該教授之前沒(méi)有郵件往來(lái)，第一封郵件就可以是：

課程名稱+課程時(shí)間+郵件主題

比如：medi5001,Lecture Tuesday 4pm-6pm,Question about data collection for project

教授只要看到這個(gè)主題，就會(huì)立刻對(duì)你的身份、郵件內(nèi)容有個(gè)比較清楚的認(rèn)識(shí)。

介紹寫(xiě)這個(gè)郵件的原因要簡(jiǎn)潔且禮貌
郵件正文需要說(shuō)明為什么你要寫(xiě)這個(gè)郵件，這里注意兩個(gè)點(diǎn)：

① 再次對(duì)自身情況進(jìn)行介紹，比如所學(xué)課程、課程時(shí)間等

② 簡(jiǎn)要的說(shuō)下寫(xiě)郵件的原因

如果你能預(yù)想到這件事可能會(huì)有的問(wèn)題，就可以提出一個(gè)相對(duì)可行的解決方案給教授看。

中式思維要避免
很多中國(guó)留學(xué)生都覺(jué)得，寫(xiě)郵件開(kāi)門見(jiàn)山不禮貌，所以開(kāi)篇彎彎繞繞寫(xiě)了一堆后再進(jìn)主題。

或者，有的同學(xué)有好幾個(gè)問(wèn)題想問(wèn)教授，于是就習(xí)慣性地把最重要的一個(gè)放在最后，結(jié)果教授可能只回復(fù)了前兩個(gè)。

所以，給外國(guó)教授寫(xiě)郵件時(shí)，我們要記住這兩個(gè)小Tips：

① 外國(guó)人習(xí)慣第一個(gè)是最重要的，最后一個(gè)則不是。

② 教授通常都很忙，更喜歡一目了然的郵件。

所以同學(xué)們可以在禮貌簡(jiǎn)潔的介紹自己后，就可以開(kāi)門見(jiàn)山地說(shuō)明問(wèn)題啦，并且要將重要問(wèn)題放在前面。

署名不要亂寫(xiě)
署名的時(shí)候要署全名，包括姓和名，要注意的是，如果郵箱的名稱是你的姓名，最好讓這二者保持一致。

對(duì)于大多數(shù)留學(xué)生來(lái)說(shuō)，注冊(cè)學(xué)校賬戶之后得到的郵箱往往是你的中文名字+學(xué)號(hào)，有的小伙伴喜歡在郵件末尾署自己的英文名，這就造成了名字和郵箱對(duì)不上的情況，最好不要這么做，這會(huì)讓教授感覺(jué)混亂！

反復(fù)檢查，避免低級(jí)錯(cuò)誤
和發(fā)微信不一樣，郵件發(fā)出去是不能撤回的，如果不小心有語(yǔ)法錯(cuò)誤或者拼寫(xiě)錯(cuò)誤，很有可能會(huì)給教授留下不好的印象。

所以發(fā)送之前，一定要檢查語(yǔ)法、語(yǔ)言等低級(jí)錯(cuò)誤，可以嘗試用出生朗讀的方法來(lái)檢查。

除了語(yǔ)法之外，語(yǔ)氣、郵件結(jié)構(gòu)、目的是否寫(xiě)明確了等等這些也需要多檢查幾次，避免有表述不清造成誤會(huì)的情況。

如果發(fā)送之后教授給了你回復(fù)，一定要再次回復(fù)教授，表達(dá)自己收到了郵件并表示感謝。

最好使用學(xué)校郵箱
每個(gè)大學(xué)都有自己的內(nèi)部溝通郵件系統(tǒng)，使用學(xué)校的郵箱給教授發(fā)送信息，可以有效避免郵件被丟進(jìn)垃圾箱內(nèi)這種尷尬的情況。

而且學(xué)校的郵箱可以幫助教授快速了解你的信息并確認(rèn)你就是本校的學(xué)生，有利于高效溝通！

注意語(yǔ)言使用得體
要時(shí)刻謹(jǐn)記這是發(fā)給教授的，不是社交平臺(tái)發(fā)給朋友的信息，所以有3點(diǎn)大家要注意：

① 慎用表情符號(hào)，比如：）

當(dāng)然有的同學(xué)可能收到過(guò)教授的回復(fù)里出現(xiàn)了類似的符號(hào)，所以這類表情符號(hào)不是不能用，而是需要先摸清楚教授的喜好之后再做打算，萬(wàn)一對(duì)方是一個(gè)很嚴(yán)肅的教授，就不適合使用表情符號(hào)啦。

② 別用縮寫(xiě)

很多英文縮寫(xiě)和國(guó)內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言一樣，一般年輕人之間會(huì)比較流行，而且不太正式。

③ 別隨便大寫(xiě)

將單詞大寫(xiě)有提醒注意的作用，所以很多同學(xué)喜歡在重要的地方使用大寫(xiě)拼寫(xiě)單詞來(lái)突出重點(diǎn)。但是大寫(xiě)是一種在郵件中表達(dá)憤怒或者其他強(qiáng)烈感情的方式，有點(diǎn)大喊大叫的感覺(jué)，不太禮貌。

不要過(guò)分殷勤
不禮貌的極端就是太過(guò)于禮貌，或者說(shuō)過(guò)于殷勤。

在郵件中對(duì)教授表達(dá)禮貌很重要，但是要適度，別搞得像是在阿諛?lè)畛小?br />
尊重教授的同時(shí)也要尊重自己，只有不卑不亢才能得到對(duì)方的尊重！

總結(jié)來(lái)說(shuō)，寫(xiě)郵件的時(shí)候只要邏輯清晰、無(wú)語(yǔ)法錯(cuò)誤、目的明確、禮貌有節(jié)，就能夠完成一個(gè)得體的郵件~

需要給學(xué)校或者教授寫(xiě)郵件的同學(xué)們，快學(xué)起來(lái)吧~