請注意，如何撰寫報(bào)告文件始于pre-writing過程。撰寫結(jié)論時(shí)，這過程也不會結(jié)束。如何制作報(bào)告是一個(gè)漫長的過程，但請不要擔(dān)心。 以下是撰寫report的18個(gè)終極技巧。

1. Know the purpose of your report and your audience.

如前所述，有很多不同類型的report。每種類型的report都有其作者必須遵守的不同方面或不同部分的約定了。

解report的對象也很重要，因?yàn)檫@決定了語言水平和解釋的復(fù)雜性。在撰寫報(bào)告的整個(gè)過程中要牢記這些。

2. Read all formatting guidelines.

無論您是在academic setting中還是在professional setting中寫作，始終都必須遵循一些準(zhǔn)則。在撰寫之前，請確保您已充分閱讀并理解您所在機(jī)構(gòu)或組織的準(zhǔn)則。 report的呈現(xiàn)方式與其內(nèi)容一樣重要。一切都必須是專業(yè)的。

3. Prepare a master list of all your sources and data.

本技巧的第一步是將所有sources和data放在一個(gè)文件夾中。之后，準(zhǔn)備master list。該master list應(yīng)包含每個(gè)sources內(nèi)容的簡短描述。 它可能包括特定source的位置，這可能對您的研究有所幫助。這樣可以節(jié)省大量時(shí)間，而不必翻閱文件。

4. There is no one structure for all reports.

Report的基本結(jié)構(gòu)很像research paper。但是，不同類型的reports具有additional sections來容納特定信息或分析。 盡管要求您提供basic report format，但是您可以根據(jù)報(bào)告的需要添加或刪除其他部分。最重要的報(bào)告撰寫技能之一就是能夠確定您的報(bào)告需要什么。

5. Use headers and sub-headers to organize your report.

 “Introduction”、 “Discussion” and “Conclusion” 還不夠。如果您需要專業(yè)的報(bào)告，請劃分每個(gè)部分的實(shí)際內(nèi)容。這樣做將使報(bào)告更容易撰寫，也更容易為讀者消化。 

6. Do not skip the outline.

Reports要比典型的research paper長得多。Outlines是啟動(dòng)report的必不可少的步驟。 

Outline將確保您在書寫時(shí)不會遺漏任何細(xì)節(jié)，并且不會在某些部分上花費(fèi)過多的時(shí)間，而在其他部分上會有所忽略。 

您也可以將outline的headings和sub-headings用作essay的headings和sub-headings。這不僅可以引導(dǎo)讀者，還可以防止偏離您的主題。

7. Be mindful of jargons, but use appropriate terminology.

Jargons的存在是有原因的，在technical reports寫作中不能完全避免使用Jargons。

如果您要為您所在領(lǐng)域的專家做報(bào)告，那么他們肯定會知道jargons。

因此，出于效率您可以考慮使用它們。但是，如果您要在線為非專業(yè)人士或普通大眾撰寫報(bào)告，則應(yīng)謹(jǐn)慎使用。

實(shí)際上，您甚至可能需要像理論一樣解釋它們。但是也要小心，不要跳過重要的術(shù)語來使您的寫作變得愚蠢。

最重要的是，您需要根據(jù)受眾群體并恰當(dāng)?shù)剡M(jìn)行寫作。還記得Tim Radford所說的嗎？您也可以將其應(yīng)用于您的語言。

8. Anticipate your readers’ questions.

就像我們通常在essay 或者debate中討論反駁一樣，我們還需要預(yù)見讀者在閱讀報(bào)告時(shí)可能會想到的問題。您必須嘗試在報(bào)告中自然地解決這些問題，以使他們放心，并且他們可以專注于您要說的話。嘗試自然地做到這一點(diǎn)，而不要將精力集中在實(shí)際主題上。

9. Start with the main body of the report.

最常見的academic writing技巧是最后寫introduction。撰寫報(bào)告也是如此。 

最好首先撰寫報(bào)告的事實(shí)，例如methodology和你的findings，然后進(jìn)行討論，以便在開始寫報(bào)告的introduction時(shí)知道要寫些什么。 

main body是報(bào)告的主要內(nèi)容。因此，如果不先編寫main body，就不可能介紹和總結(jié)報(bào)告。

10. Be straightforward and objective.

Reporting essay是事實(shí)，因此可以認(rèn)為report writing是客觀的。需要牢記這一特征，因?yàn)榧词惯@篇report essay是正確的，也不能使報(bào)告充滿各種個(gè)人觀點(diǎn)。 

為了使您的報(bào)告寫作具有客觀性，請避免使用第一人稱和第二人稱，因?yàn)樗麄兲饔^了。避免使用繁復(fù)的單詞，并始終使用精確的語言。

最重要的是，請注意您的偏見，因?yàn)樗鼈兛赡芤云姷恼Z言表現(xiàn)出來。Precise language永遠(yuǎn)是關(guān)鍵。

11. Familiarize yourself with transitional phrases and techniques.

Transitions可以幫助您的讀者建立觀點(diǎn)與數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。因此，它們對于確保報(bào)告的清晰度和連貫性至關(guān)重要。 

有效使用transitions是學(xué)校教授的基本寫作技能的一部分，但是閱讀由您所在領(lǐng)域的實(shí)際專家撰寫的reporting writing examples將大大提高您的熟悉程度。 

在您的topic sentences中加入transitional phrases。幫助保持各部分之間平穩(wěn)過渡的另一個(gè)技巧是在編寫該部分之前簡要介紹該sub-section。

12. Make use of your data.

您為收集和組織報(bào)告data而進(jìn)行了努力的工作，不使用它們是浪費(fèi)的。除此之外，您的data對于建立信譽(yù)和使報(bào)告具有吸引力至關(guān)重要。 

您的主張和分析應(yīng)植根于您的數(shù)據(jù)中。當(dāng)然，您的data需要在Appendix中體現(xiàn)出來。

13. Be honest in your report.

如果您在實(shí)驗(yàn)或收集數(shù)據(jù)的過程中犯了任何錯(cuò)誤，請?jiān)趫?bào)告中記錄這些錯(cuò)誤。談?wù)撨@些錯(cuò)誤以及如何糾正它們將證明您的research和report的深度。 這還將告知您所在領(lǐng)域的其他研究人員在進(jìn)行類似研究時(shí)應(yīng)避免的事項(xiàng)。

14. Weave your sources in your report.

許多reports以及大多數(shù)與此相關(guān)的academic writing中的一個(gè)主要弱點(diǎn)是outside sources的無效使用。請記住，您的sources是用來支持您的想法。您引用的sources 和quotes絕不應(yīng)掩蓋您自己的想法和解釋。為了將sources無縫地融入在您的作品中，請嘗試使用以下三點(diǎn)內(nèi)容：

01Use a signal phrase to introduce the quote. Never drop a quote without first introducing it as this will only cause confusion for your reader. 

02Sandwich the quote with your own words. After introducing the quote, you must follow-up with an explanation of how the quote relates to your own ideas. 

03Do not overuse quotes. The key to effective usage of sources is a balance between paraphrasing and quoting.

作為作者，您應(yīng)該判斷一個(gè)想法是否可以直接使用原作者的觀點(diǎn)，還是要重新組織語言。不宜使用過多的quotes，因?yàn)檫@可能被解釋為作者在消化其sources時(shí)的缺點(diǎn)。

14. Your Recommendation is an action plan.

有關(guān)如何撰寫report paper的許多問題都涉及到如何為reports撰寫Recommendation。有人認(rèn)為，如果報(bào)告主體撰寫得當(dāng)，Recommendation就不必寫得很好，但這是不正確的。 

假設(shè)您的Recommendation是合乎邏輯的，則應(yīng)以反映該Recommendation的方式提出。您應(yīng)提供盡可能多的詳細(xì)信息，以使報(bào)告的讀者能夠執(zhí)行您的建議。 

此外，請以將來時(shí)的形式寫下您的建議，因?yàn)檫@些建議尚未完成。

15. Lay it all out on the Executive Summary.

如前所述，Executive Summary和Introduction應(yīng)最后寫?，F(xiàn)在，當(dāng)您編寫Executive Summary時(shí)，不要將其視為對report的窺視。 相反，它應(yīng)該準(zhǔn)確地告訴讀者從整個(gè)report中找到什么。請記?。耗皇窃趯戧P(guān)于書的article，您是在為研究人員或沒有時(shí)間的老板而寫。

 16. Proofread and edit your report.

您可能已經(jīng)聽過無數(shù)次了，但是必須再次說一遍：在提交報(bào)告之前先proofread并edit report。撰寫report essay需要耐心。 

該report不一定是完美的，但至少必須看起來像一篇report。您的報(bào)告應(yīng)遵循提供給您的guideline，或者您可以遵循我們的tips。 

閱讀您的論文，然后再讀一遍——不要留有任何不通順的句子。

 17. Read your report out loud.

修改report的最后一步是大聲讀出來。有時(shí)候，聽到您的作品有助于您更好地發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或不準(zhǔn)確之處。大聲朗讀至少一次，然后修改報(bào)告。

18. Bonus tip:

在修改report時(shí)，您需要查看所有元素，而不僅僅是語法。以下是在修改報(bào)告時(shí)要問自己的問題：

Were you able to connect the introduction, discussion, and conclusion to each other?

Is your methodology clear? Would someone who did not do the research be able to replicate it?

Are your transitions clear? Were all ideas connected?

Did you use any terminology or jargons incorrectly? If you are writing for the general public, were you able to explain the terminology and/or jargons clearly?

Is there any statement, idea, or source that is not relevant to your report?

Are all statements/claims well supported? Are all evidences sound?

Is your language not biased?

Did you cite all your sources? Check the in-text citations as well.

Are the citations correct?

Are your recommendations logical?

撰寫報(bào)告是一個(gè)漫長的過程。在實(shí)際撰寫之前，甚至還有同樣漫長的數(shù)據(jù)收集過程。

多花點(diǎn)時(shí)間，不要著急。報(bào)告的每個(gè)部分都是至關(guān)重要的，不可忽視。

這并不意味著所有部分的長度都應(yīng)相同。相反，在編寫每一個(gè)代碼時(shí)都要投入相同的關(guān)注。

最重要的是，不要忘記自己的目的。報(bào)告的所有部分均應(yīng)使讀者更接近目標(biāo)，無論是提供信息，分析還是提出建議。